Email - aber richtig

Werden Sie fit im Umgang mit Emails

31.10.2008 Jürgen Blumenkamp.

Bei der Kommunikation mittels E-Mail gibt es Regeln, die beachtet werden sollten. Die sog. "Netiquette" lehrt uns, auf was man achten sollte.

Täglich werden von Privatleuten, und von Firmen und Institutionen mehrere Millionen E-Mail durch das "Netz" geschickt. Der ganz große Anteil davon ist Spam, also Mails die abgeschickt werden, die aber niemand haben möchte, niemand angefordert hat.

nicht einfach "drauf losschreiben"

Die richtige Betreffzeile

Diese sollte sinnvoll, kurz und bündig sein. Halten Sie sich vor Augen, dass es Empfänger gibt, die täglich sehr viele Emails bekommen. Und dann kann man einfach nicht anders als aufgrund der Betreffzeile zu entscheiden ob eine E-Mail gelöscht wird oder nicht.

Übrigens; unglücklich gewählte Betreffzeilen, aber auch entsprechende Textstellen in der E-Mail werden von den Providern als Spam erkannt und haben so kaum noch eine Chance, gelesen zu werden. Und wenn man auf eine E-Mail antwortet sollte man nach Möglichkeit den Betreff nicht ändern, denn der Empfänger erwartet ja eine Antwort Mail mit genau diesem Betreff, und kann die E-Mail so besser einstufen. Im übrigen gibt es Mailprogramme, z.B. das webbasierte (wird mit dem Internetbrowser bedient) Google Mail, welches genau diese Sortierung automatisch durchführt. So sieht man auf einem Blick, welche Emails hin und her gegangen sind, jeweils nach Empfänger und/oder Absender sortiert.

Sehr hilfreich und auch üblich ist es weiterhin, den ursprünglichen Text mit zuschicken, so dass der Empfänger auch sofort weiß, um welche seiner ursprünglichen Emails es geht. Dieser mitgeschickte Text muss aber deutlich vom selbst geschriebenen unterschieden werden können, was meist mit einem Sonderzeichen wie folgt geschieht;

>alter Test
>alter Text
>alter Text

Der Text der Mail

Hier gibt es verschiedene Ansichten zunächst was die grafische Aufbereitung angeht. Eigentlich sind heute sog. HTML Mails üblich. Diese können "schön" formatiert werden, und sehen so im optimalen Falle aus wie eine Internetseite.

Sehr oft wird aber auch empfohlen, sog. einfache "Textmails" zu verwenden, die eben nicht formatiert sind. Diese sind kleiner und schneller übertragbar und im übrigen von jedem Emailprogramm, z.B. auch auf einem Handy oder Handheldcomputer, lesbar. Ansonsten sollte sich der Text direkt an den Empfänger richten, also sollte man ihn auch beim Namen nennen.

Zu vermeiden sind auch überlange Botschaften, denn Zeit ist Geld. Also, kurz fassen und sachlich bleiben. Wenn Sie sich über den Inhalt einer E-Mail ärgern, sollten Sie nicht sofort antworten, sondern erstmal den Ärger verfliegen lassen. So kann man in aller Regel vermeiden, dass sich eine Situation weiter verschärft. Insbesondere bei Empfängern, die man nicht sehr gut kennt, sind Sarkasmus und Ironie nicht angebracht. Diese werden in E-Mails sehr schnell missverstanden.

Es versteht sich von selber, es zu unterlassen jedes Wort klein zu schreiben. Dazu gleich mehr.

Die Rechtschreibung

Immer wieder kommt es vor, dass auf Rechtschreibung keinen großen Wert gelegt wird. Man muss nicht alles richtig schreiben, aber fast alles falsch schreiben sollte man auch nicht. Und meiner Meinung nach gehört es sich auch nicht, jedes Wort klein zu schreiben. Also, achten Sie drauf, es sieht einfach besser aus. :-)

Mit oder ohne "Anhänger" äh Anhang :-)

Wenn es notwendig ist, dass man der Email eine oder mehrere Dateien anhängt, so sollte man zumindest versuchen die Email nicht auf mehrere Megabyte aufblähen zu lassen.

Auch wenn heute fast jeder DSL hat, und so Megabytes in Sekunden übertragen werden können, so sollte man sich auch beim Anhang ruhig kleinlich verhalten. Zu beachten ist weiter, dass man Datendateien, wie z.B. Dokumente von Office Programmen, z.B. mit dem gängigen ZIP Kompressionsverfahren komprimieren sollte, denn so wird die ganze Email kleiner.

EXE Dateien, also Programme, sollte man keinesfalls direkt als ausführbares Programm übertragen. Sowas macht man einfach nicht, und wird bei Kennern in aller Regel nicht gerne gesehen. Hinzu kommt, dass manche Mailprogramme derartige Anhänge beim Empfang gar nicht zulassen.

Emails verschlüsseln?

Es gibt einige Lösungen, mit deren Hilfe man Emails verschlüsseln kann. Nur Empfänger, die einen passenden Schlüssel haben, können die Email dann entschlüsseln und lesen. In der Praxis hat sich diese Technik jedoch bisher nicht durchgesetzt, weil sie nicht gerade einfach zu bedienen ist. Man benötigte spezielle Programme die oft auch nicht gerade einfach bedienbar sind. Das Ergebnis ist dann oft, dass man aus dem simplen schreiben einer Email jedes mal eine Wissenschaft machen muss, einfach weil es zu lange dauert sie zu schreiben und zu entschlüsseln. Spannend kann das aber sein :-)

Postfach / E-Mail Programm Einstellungen

Sinnvolle Einstellungen können z.B. Filterregeln sein. Mit dieser Funktion kann man ein Email Programm anweisen, wie es sich bei bestimmten Emails verhalten soll. Eingehende E-Mails können so vielfältig sortiert werden. Es gibt die verschiedensten Regeln. So ist es denkbar nach Absender zu sortieren, oder nach bestimmten Textfolgen in der Betreffzeile. Diese Emails werden dann in einen (oder eben diversen) separaten Ordnern abgelegt, und halten so das Eingangsfach "sauber" und übersichtlich.

Achtung => Logout ist auch wichtig

Meist wird man sich mit einem Email Programm welches sich lokal auf dem eigenen PC (eben als Programm) befindet, einloggen, bzw. das einloggen geschieht automatisch wenn man emails abholen und / oder senden möchte, wobei aus technischen Gründen normalerweise immer erst Emails abgeholt werden müssen, bevor Sie Emails senden können. Dies hängt mit der Art und Weise zusammen, wie sich technisch das Emailprogramm beim Provider anmeldet, um Zugriff auf das Postfach zu bekommen.

Wenn Sie einen Internetbrowser als Emailprogramm verwenden, ist es wichtig, dass Sie sich nach Ihrer Arbeit auch abmelden. Falls nicht, wird Ihre "Session-ID" die Sie beim anmelden bekommen (der Browser bekommt diese und muss sie während der Sitzung bei jeder Aktion immer wieder "zeigen") noch eine Weile gültig sein, und findige Hacker können so mit Ihrer ID u.U. Zugriff auf Ihr Postfach bekommen...

Emails auf dem PC oder im Webbrowser?

Und die Signatur?

Jedes Mailprogramm bietet die Möglichkeit, eine sog. "Signatur" einer jeden Mail automatisch anzuhängen. Damit ist im Prinzip der Fuß der Mail, also Name, ggf. Adresse, Tel. Nr. usw. gemeint.

Bei geschäftlichen Emails ist es oft sogar Pflicht, sog. "Mindestangaben" einzuhalten. Dazu gehören neben der vollständigen Adresse auch der Firmeninhaber, eine Handelsregisterauszug Nr. (falls vorhanden), eine Handelsrolleneintragung (falls vorhanden), ggf. die Nr. der Gewerbeanmeldung, Tel.- und Fax Nr. usw. Achten Sie bitte auch hier auf eine formelle Korrektheit. Es sieht einfach besser aus, und wie gesagt, in einigen Fällen ist es zwingend erforderlich.

Sind diese Angaben nicht vorhanden, kann im schlimmsten Fall sogar eine Abmahnung ins Haus flattern. Und die kostet.... :-(